LINEAMIENTOS APLICABLES A LA ACTUALIZACIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO EN EL CENAM

1. Consideraciones

   Conforme a las diferentes necesidades específicas de las áreas del CENAM regularmente se llevan a cabo actualizaciones al equipo de cómputo, las cuales tienen la finalidad de conservar o recuperar su funcionalidad.

   En la realización de dichas actualizaciones, se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

   • Conforme a lo que establecen los Principios de Contabilidad, las actualizaciones de equipo deben formar parte del valor del mismo, las cuales se consideran como adaptaciones o mejoras, ya sea porque aumentan su capacidad de servicio o su eficiencia, prolongan su vida útil o ayudan a reducir sus costos de operación futuros.
   • Se debe tener especial cuidado en el alcance de las actualizaciones de equipo de cómputo, de tal forma que no impacte o dificulte el mantener el control de inventarios, con la finalidad de poder identificar datos importantes como el modelo, número de serie, etc. En dicho sentido, se debe también tener en consideración la necesidad de poder acreditar la propiedad del equipo, ante la obligatoriedad de demostrarla en diferentes instancias, por ejemplo ante las compañías de seguros o la autoridad por motivo de un robo.
   • Es indispensable mantener un adecuado control de las actualizaciones de equipo de cómputo, sobre todo considerando el servicio de mantenimiento correctivo y preventivo que se tiene contratado en el CENAM, para que el mismo lo realice de acuerdo a las especificaciones reales de los equipos. Para tal caso, se considera prudente el revisar y apegarse a la política de criterios de mejora, actualización y sustitución de equipo de cómputo emitida por la Dirección de Servicios Tecnológicos, con número 800-AC-PL-008.
   • Adicionalmente, con respecto al servicio de mantenimiento de equipo de cómputo, que la entidad contrata anualmente, se debe considerar que dentro de sus alcances se contempla la reparación o reposición, de las partes del equipo que sufran algún desperfecto, como es el caso de monitores, teclados, unidades de disco, ratones, discos duros, etc., razón por la cual no es necesaria la adquisición de dichos componentes.
   • También en las actualizaciones, es importante considerar las licencias de software que se tienen instaladas, ya que por ejemplo para el caso del sistema operativo que normalmente se adquiere con el equipo de cómputo nuevo, son del tipo “Fabricante de equipo original” (OEM por sus siglas en inglés), el cual se considera parte del equipo y al ser dado de baja, se debe incluir también la baja de la licencia.

    

2. Lineamientos

   Tomando en cuenta lo señalado en el apartado anterior y con la finalidad de uniformizar la realización de las actualizaciones de equipo de cómputo en la entidad, que además garantice cumplir con las disposiciones aplicables al respecto, se deberá dar cumplimiento estricto a las disposiciones específicas que a continuación se señalan:

   1. En todas las actualizaciones de equipo de cómputo que se realicen, las áreas solicitantes deberán especificar en sus requisiciones de compra el número de inventario del equipo al que pasaran a formar parte las refacciones y accesorios adquiridos.
   2. Todas las actualizaciones de equipo de cómputo de la entidad, sin excepción, deberán contar con el visto bueno del Departamento Informática, a fin de garantizar la viabilidad técnica de las mismas y vigilar la vigencia de las licencias de software que se tendrán en el equipo. Para tal efecto, si las compras de dichas actualizaciones se realizan por medio del Departamento de Adquisiciones, la requisición deberá contar con el dictamen del Departamento de Informática.
   3. Con la finalidad de mantener el registro adecuado de inventario del equipo de cómputo y de poder acreditar la propiedad del mismo, en dichas actualizaciones se deberá invariablemente conservar el gabinete original del equipo, el cual además no deberá sufrir ningún tipo de alteración en sus características físicas, debiendo contar con el dictamen del Departamento de Informática.
   4. Invariablemente, las partes de los equipos de cómputo que se hayan dejado de utilizar como resultado de cualquier actualización, deberán ser entregadas al Almacén de la entidad, debidamente identificados con el número de inventario del equipo del cual se retiraron.
   5. Como se ha mencionado, de conformidad con los alcances del contrato de mantenimiento de equipo informático con el que cuenta el CENAM, cuando se requiera de alguna refacción para dicho equipo el mismo estará comprendido dentro de los alcances de tal contrato, para lo cual se deberán seguir el proceso establecido por el Departamento de Informática.
   6. Considerando la particularidad de los equipos de cómputo de tipo portátil (notebook y lap top), los usuarios que así lo requieran y justifiquen, podrán realizar la adquisición de teclados o mouse, previa verificación en el Almacén de que no se cuenta con estos dispositivos. Adicionalmente el Almacén tomará nota de dichas adquisiciones para el control de inventario y el resguardo correspondiente.
   7. Con relación a los accesorios de equipo de cómputo, los cuales no formaban parte del bien cuando se adquirió, como es el caso de memoria usb, tarjetas de memoria removibles (SanDisk, Star Media, Memory Stick, etc.), cables de comunicación, ratón, teclado, bocinas, replicadores de puertos usb, en situación especial las tarjetas de adquisición de datos de cualquier tipo, u otros similares, su adquisición quedará sujeta al criterio del usuario, conforme a la disponibilidad de recursos presupuéstales y la aprobación de su Director de Área respectivo. En tal sentido, de manera opcional y con la finalidad de contar con una opinión técnica en la realización de la compra de este tipo de accesorios, el usuario podrá solicitar la asesoría del Departamento de Informática. Con respecto a la adquisición de accesorios tales como tarjetas de video, audio, red, de puertos serie, paralelo o usb, SCSI o IDE tanto internas como PCMCIA o USB y la memoria interna, se deberá contar invariablemente con el dictamen del Departamento de Informática. Cabe recalcar que la tarjeta principal de una computadora, por ningún motivo se considera como un accesorio.
   8. En el caso de los fondos fijos, cuando se realice una compra por concepto accesorios para equipo de cómputo, deberán apegarse a lo señalado en los puntos anteriores, debiendo señalar el número de inventario del equipo al que pasaran a formar parte los accesorios adquiridos. En tal sentido, se procurará que el proceso de compra de dichas actualizaciones se realice a través del Departamento de Adquisiciones, quién en la medida de lo posible y considerando las necesidades de las áreas, procederá a la consolidación de requisiciones de este tipo, con la finalidad de obtener mejores precios y condiciones de compra, además de evitar el fraccionar este tipo de adquisiciones.
   9. Para el caso de la adquisición de licencias de software de sistema operativo y de Microsoft Office, invariablemente requerirán del dictamen del Departamento de Informática. En tal sentido, en todas las compras de equipos, sustituciones y actualizaciones se debe incluir el licenciamiento del sistema operativo e indicarse en la factura de compra, en virtud de que es un requisito para que el CENAM demuestre la propiedad de las licencias que se hayan adquirido.
   10. Cualquier situación no prevista en los presentes lineamientos será resuelta por la Dirección de Administración y Finanzas.

Los presentes lineamientos entrarán en vigor a partir del 1° de diciembre del 2004.